Wywóz makulatury a niszczenie dokumentów? Kto ma obowiązek je niszczyć?

Ochrona danych osobowych to priorytetowe zadanie, a jednym z elementów dbania o bezpieczeństwo informacji jest właściwe postępowanie z dokumentami. Jednak wiele firm i instytucji nadal boryka się z pytaniem: czy wystarczy wywieźć dokumenty na makulaturę, czy też trzeba je dodatkowo niszczyć?

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty?

Przechowywanie danych dokumentów przez odpowiedni czas to nie tylko kwestia prawna, ale również bezpieczeństwa dla firm i osób prywatnych. Jak długo należy przechowywać różny typ dokumentów?

1. Dokumenty księgowe / podatkowe – 5–6 lat,
2. Dokumenty pracownicze – 10 lat,
3. Dokumenty bankowe – 5 lat,
4. Dokumenty medyczne – 20 lat,
5. Inne dokumenty – zgodnie z indywidualnymi przepisami.

To standardowy czas obowiązkowego przechowywania dokumentacji. W niektórych przypadkach ten okres może być inny.

Wywóz makulatury a ochrona danych osobowych

Wywóz makulatury to powszechna praktyka, stosowana zwykle przez firmy i inne instytucje w celu pozbycia się zbędnych dokumentów. Wiele z nich może zawierać poufne informacje, np. dane osobowe, które nie powinny być znane szerokiemu gronu odbiorców. W związku z tym trzeba zadbać, aby wywożone dokumenty nie zagrażały prywatności osób, których dane są w nich zawarte.

W celu ochrony danych osobowych konieczne jest przestrzeganie przepisów dotyczących właściwego postępowania z dokumentami. Dlatego tak ważne jest, by firma, która wykonuje usługę, działała legalnie, miała odpowiednie zezwolenia i stosowała bezpieczne metody przetwarzania dokumentów. Należy upewnić się, że dokumenty są wywożone do zakładu, który ma niezbędne zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych.

Co się dzieje z dokumentami po wywozie?

Zanim dokumenty trafią na makulaturę, powinny zostać zniszczone. Są transportowane do zakładu przetwarzającego odpady, gdzie poddaje się je rozdrabnianiu, a później przetworzeniu w celu uzyskania masy makulaturowej. Makulaturę można ponownie wykorzystać w procesie produkcji papieru lub innych produktów papierowych, co pozwala chronić środowisko.

Jednakże, jeśli dokumenty zawierają poufne informacje – dane osobowe, adresy, numery telefonów czy PESEL – obowiązkiem przedsiębiorców i instytucji jest zabezpieczyć je przed nieuprawnionym dostępem i wykorzystaniem. Należy więc zadbać o to, by dokumenty były chronione przed niepowołanymi osobami, a firma zajmująca się ich wywozem i przetwarzaniem dysponowała odpowiednimi zezwoleniami i środkami bezpieczeństwa.

W przypadku naruszenia bezpieczeństwa dokumentów na podmiot, który się tego dopuścił, można nałożyć surowe kary finansowe oraz ponieść straty wizerunkowe. Dlatego bardzo ważne jest, aby wybierając firmę, która zajmuje się wywozem / przetwarzaniem makulatury, upewnić się, że jest ona godna zaufania.

Jak prawidłowo niszczyć dokumenty?

• Wybierz właściwy sposób niszczenia. Istnieją różne metody niszczenia dokumentów – niszczenie na drobne kawałki, spalanie, topienie itp. Wybierz metodę, która jest odpowiednia dla rodzaju dokumentów, jakie chcesz zniszczyć. Na przykład, jeśli chcesz zniszczyć dokumenty zawierające poufne informacje, takie jak dane osobowe czy numery kont bankowych, najlepiej wybrać niszczenie na drobne kawałki.
• Zabezpiecz dokumenty przed niszczeniem. Przed rozpoczęciem procesu niszczenia upewnij się, że dokumenty są zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych. Można to zrobić poprzez umieszczenie dokumentów w zamkniętych pojemnikach lub specjalnych torbach, które uniemożliwiają wgląd w ich zawartość.
• Przygotuj odpowiedni sprzęt. Do niszczenia dokumentów warto użyć specjalnego sprzętu; zwykle są to niszczarki. Przed rozpoczęciem niszczenia upewnij się, że sprzęt jest w dobrym stanie technicznym i działa zgodnie z instrukcją obsługi.
• Niszcz dokumenty w sposób ciągły. Niszczenie dokumentów powinno odbywać się w sposób ciągły, tak aby nie zalegały w magazynie. W przypadku niszczenia na drobne kawałki, upewnij się, że każdy kawałek jest odpowiednio zniszczony.
• Składowanie zniszczonych dokumentów. Po zakończeniu niszczenia dokumentów, składowanie ich odpadów powinno odbyć się w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. Zniszczone dokumenty mogą być składowane w specjalnych pojemnikach przeznaczonych do przetwarzania odpadów.

Czy niszczenie dokumentów to konieczność?

Niszczenie dokumentów to proces, który wiąże się z kosztami. W związku z tym, wiele firm i instytucji zastanawia się, czy niszczenie dokumentów jest konieczne, czy też wystarczy jedynie wywóz makulatury.

• Po pierwsze, niszczenie dokumentów jest niezbędne w celu ochrony prywatnych danych osobowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorcy i instytucje mają obowiązek zabezpieczenia poufnych informacji przed dostępem osób nieuprawnionych.
• Po drugie, niszczenie dokumentów to również aspekt ekonomiczny. Ponowne wykorzystanie makulatury pochodzącej z zniszczonych dokumentów jest znacznie bardziej ekonomiczne niż pozyskiwanie nowego papieru. Dlatego niszczenie dokumentów i ich przetwarzanie w celu otrzymania masy makulaturowej to rozwiązanie, które może przynieść korzyści finansowe.
• Po trzecie, niszczenie dokumentów jest ważne z punktu widzenia ekologii. Papier to jeden z materiałów, który najczęściej można spotkać na składowiskach. Niszczenie dokumentów i ich przetwarzanie w celu otrzymania makulatury pozwala zmniejszyć ilość odpadów.

Co grozi za zniszczenie lub ukrywanie dokumentu bez prawa do jego rozporządzaniem?

Zgodnie z art. 276 Kodeksu karnego: kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.